Gelen Evrak Dosyasına Kaldırılmış Ne Demek?
Gelen evrak dosyasına kaldırılmış, bir belgenin veya yazışmanın artık aktif olarak kullanılmadığı ve arşivlenmek üzere saklandığı anlamına gelir. Bu, belgenin artık güncel olmadığı veya artık kullanılmadığı anlamına gelmez, ancak artık günlük iş akışının bir parçası değildir.
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, genellikle bir belgenin veya yazışmanın belirli bir süre sonra otomatik olarak arşivlenmesiyle gerçekleştirilir. Bu süre, belgenin türüne ve önemine göre değişebilir. Örneğin, bir fatura gibi önemli bir belge daha uzun bir süre saklanabilirken, bir e-posta gibi daha az önemli bir belge daha kısa bir süre saklanabilir.
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, genellikle bir belge yönetim sistemi (DMS) tarafından gerçekleştirilir. DMS, belgeleri ve yazışmaları elektronik olarak saklayan ve yöneten bir yazılım sistemidir. DMS, belgeleri ve yazışmaları otomatik olarak arşivleyebilir, böylece kullanıcıların bunları manuel olarak arşivlemelerine gerek kalmaz.
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, birçok avantajı olan önemli bir iş sürecidir. Bu avantajlar şunlardır:
- Belgelerin ve yazışmaların düzenli ve sistematik bir şekilde saklanmasını sağlar.
- Belgelerin ve yazışmaların kolayca bulunmasını sağlar.
- Belgelerin ve yazışmaların güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.
- Belgelerin ve yazışmaların uzun süre saklanmasını sağlar.
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, işletmelerin belgelerini ve yazışmalarını etkili bir şekilde yönetmeleri için önemli bir araçtır. Bu işlem, belgelerin ve yazışmaların düzenli ve sistematik bir şekilde saklanmasını, kolayca bulunmasını, güvenli bir şekilde saklanmasını ve uzun süre saklanmasını sağlar.
Gelen Evrak Dosyasına Kaldırma İşlemi Nasıl Yapılır?
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, genellikle bir belge yönetim sistemi (DMS) tarafından gerçekleştirilir. DMS, belgeleri ve yazışmaları elektronik olarak saklayan ve yöneten bir yazılım sistemidir. DMS, belgeleri ve yazışmaları otomatik olarak arşivleyebilir, böylece kullanıcıların bunları manuel olarak arşivlemelerine gerek kalmaz.
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, genellikle aşağıdaki adımlar izlenerek gerçekleştirilir:
- Belge veya yazışma, DMS’ye yüklenir.
- Belge veya yazışma, DMS tarafından otomatik olarak arşivlenir.
- Belge veya yazışma, DMS’de belirli bir süre saklanır.
- Belge veya yazışma, DMS tarafından otomatik olarak silinir.
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, genellikle bu adımlar izlenerek gerçekleştirilir. Ancak, DMS’nin türüne ve yapılandırmasına göre bu adımlar değişebilir.
Gelen Evrak Dosyasına Kaldırma İşleminin Önemi
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, işletmelerin belgelerini ve yazışmalarını etkili bir şekilde yönetmeleri için önemli bir araçtır. Bu işlem, belgelerin ve yazışmaların düzenli ve sistematik bir şekilde saklanmasını, kolayca bulunmasını, güvenli bir şekilde saklanmasını ve uzun süre saklanmasını sağlar.
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, işletmelerin aşağıdaki avantajları elde etmelerini sağlar:
- Belgelerin ve yazışmaların düzenli ve sistematik bir şekilde saklanması
- Belgelerin ve yazışmaların kolayca bulunması
- Belgelerin ve yazışmaların güvenli bir şekilde saklanması
- Belgelerin ve yazışmaların uzun süre saklanması
Gelen evrak dosyasına kaldırma işlemi, işletmelerin belgelerini ve yazışmalarını etkili bir şekilde yönetmeleri için önemli bir araçtır. Bu işlem, işletmelerin yukarıda belirtilen avantajları elde etmelerini sağlar.